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青岛科技大学财务人员报销手册

2010年04月16日 17:57  

青岛科技大学财务人员报销手册

为严肃财经纪律,加强会计基础工作,规范发票(收据)的报销手续,确保会计人员及时掌握报销规定,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国发票管理办法》、《会计基础工作规范》以及学校的有关规定,结合省、市各级审计部门在审计过程中提出的要求,制定本手册。

1、报销时仅以发票(收据)联作为原始凭证。凡报销的发票均应套印全国统一发票监制章,行政事业性收费、政府性基金收据套印省票据专用章,往来款收据套印省收据监制章(国有的金融、邮电、铁路、民用航空、公路和水上运输等单位的专业发票除外)。

2、发票的基本内容包括:发票名称、号码:联次、客户名称、业务内容、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。

增值税普通发票还应当包括:购销双方单位名称、详细地址、电话、税务登记号、开户银行名称及账号、增值税税率、税额、识别号。

3、发票(收据)填写内容必须完整、真实、书写清楚,普通发票如有错误应退回出票单位重开或更正,非金额部分可以更正,并在更正处加盖单位的印章,增值税普通发票填写有误必须重开,不能更正。

4、咨询费、技术服务费、制作费、综合费、办公用品及耗材、配件、工程款等单笔数量较大的凭证,应附明细,工程款超过3000元应附预、决算和审计报告。制作费、印刷费、资料费等支出超过50000元应由相关部门组织招投标或议标,招投标合同留存国资办。

5、购买大宗办公设备、教学设备、报销时须附采购报告,属招标采购的必须附合同书,笔记本电脑、复印机、摄像机、数码相机、传真机、空调等高档消费品,需经分管校长签字批准。

6、购买高耗能设备,应经后勤管理处审核签字;教学实验费购买的实验用品、两用物品应由实验设备处签字;科研费购买的两用物品应由科技处签字;科研启动费购买的两用物品应按科研启动费文件规定审批;需入库或办理固定资产、低值易耗品的经办理相关手续方可入账。

7、各种学会的会费不得在经费内报销(经审批同意的除外)。购买的各种小食品一般不予报销,看病号应注明原因,在预算外经费内列支;学生活动购买的小食品注明原因后在学生活动费中列支;研究生业务可列支学生版面费;特殊情况在教学经费列支的应按相关文件执行。

8、目前我校项目中项目号“0”打头的属于学校经费,要严格控制支出,不能报出租车票、餐费、礼品等;“3”打头的属于纵向科研经费,严格按照该项目申报预算执行;“4”打头的属于横向科研经费,按照学校相关文件执行。

9、纵向科研费支出按预算执行,有招待费的,列支金额不得高于项目金额的3%,横向科研费可适当提高比例,但不得列支与项目无关的招待费。电话费仅列支项目组人员的费用;车辆费用只列支汽油、修车等普通费用;科研费支出只能列支与该项目有关的费用,无关费用不予报销;使用科研费发放劳务费按科研经费管理办法执行,发放给研究生的劳务费每人每月不超过300元,经研究生处审核后方可发放。

10、研究生业务费报销范围:资料费、图书、复印、检索、答辩酬金等与研究生实际相关的费用。除答辩酬金外不能发放现金。

11、各学院业务费不能报销办公设备;学院专项费用按相关规定列支;重点实验室维持费、申硕、申博经费由相关部门提供预算,经批准后按预算执行;学生管理费可根据实际情况部分列支出租车费、餐费、电话费等与学生管理有关的费用;学院支付学生奖学金要从学生管理费中列支,如果确需从预算内支付须经分管校长签字。

12、所有项目支出,应严格审核原始发票,允许报销的发票除各项内容齐全外,对于开具发票的日期只允许该项目资金到位前一年内,超过一年的不能在该项目中报销。

13、差旅费报销,执行一事一议。一次出差填制一张差旅费报销单,来回车票必须齐备,如果不全的必须另附情况说明并经处级领导或项目负责人签字认可,如果作为报销凭证,须经部门负责人及计财处处长签字。学生实习费报销除外。

14、各项退费,相关职能部门应注明确定的退费金额及原因,对不符合规定的退费项目会计人员有权拒绝办理。

15、购买复印纸、硒鼓、墨盒等消耗品一次支出金额超过一万元须经计财处处长签字,并且购买次数尽量不能超过一月一次。学校各部门招待来青客人旅游景点门票其部门收入可以列支,计入招待费,其它项目不能列支,横向课题项目可以适当列支;到外地出差参观游览景点门票不能作为报销凭证。商品服务支出中手续费支出主要是与银行有关的业务支付费用;通信费支出主要是职工报销的电话费;邮寄费支出主要是和邮政单位有关的业务支付费用。

16、职工独生子女托儿费、学费须有计生办负责人签字确认。

17、差旅费中飞机票、轮船高等舱位票、火车软卧票的报销,院系部由分管教学的校长签字,科研所由分管科研的校长签字,各机关部门由其分管校长签字。

18、会计凭证中摘要的书写一定要规范,特别是现金支付的摘要,应注意避免一些非正常支出的项目名称。按月支付的相关费用,必须在摘要中注明本次缴纳的月份。

19、离退休费、奖福基金、发展基金、生产实习费、学生活动费等,发生支出时按照科目列支,其余均按用途列支。对于分配性质的校内转账单在进行账务处理时直接从预算分配科目走,其它纯支出性质的从支出科目列支。

20、关于学校职工借款,原则上不能超过5000元,并且前款不清,不能再借新款。借款金额在1万元以下,由部门领导签字;借款金额在1万元以上3万元以下的,须有计财处处长签字;借款金额在3万元以上,须有分管校长签字。(界定同前)

21、根据中国人民银行《现金管理规定》,采购物品超过1000元应使用转账支票结算。

22、人员支出须经人事处审批,并经计财处计划管理科审核签字后方可报销。

以上规定自公布之日起执行。

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